La Junta Electoral de la provincia de Buenos Aires aprobó un proyecto destinado a digitalizar y preservar su archivo patrimonial, con el objetivo de resguardar documentación vinculada con las asociaciones políticas, los electores y los distintos comicios desarrollados en el territorio bonaerense.

La decisión fue adoptada de manera conjunta por la Secretaría de Actuación, la Secretaría Administrativa y la Secretaría de Modernización del organismo. El punto de partida fue la necesidad de preservar una parte importante de la documentación que todavía se encuentra respaldada exclusivamente en papel y cuyo deterioro representa un riesgo para la conservación de la memoria institucional de la Provincia.

Qué documentación alcanza el proyecto

Según se desprende de la medida, el organismo conserva material de "altísimo valor institucional, histórico e intelectual", relacionado con la vida de las organizaciones políticas, los electores y los procesos comiciales. La permanencia de ese archivo en soporte papel genera dificultades tanto para su conservación como para su reproducción y su análisis en las tareas habituales de agentes y funcionarios.

El proyecto apunta a establecer un proceso integral que permita identificar, catalogar, acondicionar y digitalizar la documentación, además de garantizar su conservación física y digital y avanzar, cuando corresponda, con tareas de restauración patrimonial. La iniciativa contempla también mecanismos para asegurar la trazabilidad de los documentos y la integridad de los expedientes una vez incorporados al sistema digital.

Uno de los aspectos centrales pasa por la certificación del material digitalizado. De acuerdo con lo establecido, los archivos podrán contar con marcas de agua o sellos propios de la institución que permitan acreditar su origen y, al mismo tiempo, identificar aquellos documentos que presenten signos de deterioro y requieran una intervención específica.

Qué información quedará bajo resguardo

La digitalización no implicará una apertura indiscriminada del material. La propia Junta remarcó la necesidad de distinguir entre la información pública que puede ser consultada por la ciudadanía y la documentación institucional que, por la naturaleza de sus funciones y por las normas vigentes, debe permanecer reservada.

En esa segunda categoría aparecen datos personales de electores y afiliados, expedientes correspondientes a asociaciones políticas y documentación vinculada con afiliaciones en general. El organismo señaló que el proyecto "no pretende la publicación irrestricta" del material, sino garantizar su disponibilidad de acuerdo con la normativa vigente en materia de acceso a la información y protección de datos.

El marco normativo y el primer paso

La iniciativa se inscribe dentro del proceso de despapelización impulsado por la Provincia. En los fundamentos se citó la Ley 13.666 —por la cual Buenos Aires adhirió a la Ley nacional de Firma Digital— y su reglamentación, junto con el Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública establecido por la Ley 14.828, como parte del marco normativo orientado a reducir el uso del papel.

También fueron mencionadas las pautas fijadas para el tratamiento de las actuaciones de la Administración Pública Provincial y las normas vinculadas con el acceso a la información pública. La Junta planteó que existe un "férreo compromiso institucional" con la preservación patrimonial en la materia y sostuvo que el proyecto permitirá fortalecer al organismo en su conjunto.

El primer paso concreto será la elaboración de un protocolo de tareas a cargo de la Dirección General Electoral, que deberá establecer los procedimientos para avanzar sobre el material. Allí quedarán contempladas las distintas etapas del proceso, desde la identificación y catalogación de los documentos hasta su captura digital, conservación, acceso y eventual restauración.

La Junta Electoral bonaerense es un organismo permanente previsto en el artículo 62 de la Constitución provincial, integrado por los presidentes de la Suprema Corte de Justicia, del Tribunal de Cuentas y de tres Cámaras de Apelación del Departamento Judicial La Plata, y funciona en la sede de la Legislatura provincial.